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Le désordre est un invité courant mais indésirable, surtout lorsque vous gérez vos archives de documents personnels. Organisez vos documents personnels avec des classeurs, des dossiers ou une boîte dans un endroit facilement accessible.
Trouver ce dont vous avez besoin parmi les documents empilés sur votre bureau pourrait s'avérer plus difficile que prévu si vous n'adoptez pas une méthode de catalogage. Outre la perte de temps, le chaos et la confusion impactent la vivabilité de votre intérieur. Lorsque vous gérez des documents numériques ou physiques, il est essentiel d'organiser les fichiers et l'espace de manière à favoriser l'ordre à la maison et à faciliter la recherche de vos documents.
Si vous manquez d'idées pour gérer le désordre, inspirez-vous de ce guide et vous partirez du bon pied : Casavo vous le promet. Voici cinq conseils pour organiser vos factures et vos documents, faciles à mettre en œuvre et sans stress.
1. Comment organiser vos documents ménagers : il vous faut une méthode
Règle numéro un : adoptez un système de catalogage simple et agile. Quelle que soit la façon dont vous décidez d'organiser vos documents ménagers, une bonne organisation vous permet de trouver ce que vous cherchez, où et quand vous en avez besoin, sans effort. Existe-t-il une méthode idéale ? Pas vraiment : l'important est qu'elle vous convienne. Si vous hésitez encore sur la méthode qui vous convient, n'hésitez pas à expérimenter : il n'est pas toujours évident de comprendre comment organiser ses documents. Une fois la bonne solution trouvée, tout sera beaucoup plus simple. Que ce soit par ordre chronologique ou alphabétique, avec des boîtes ou des classeurs, choisissez votre méthode et utilisez-la pour tous vos documents. Vous pouvez les classer par type, par ordre chronologique, etc., comme nous le verrons plus loin.
2. Trouvez un point de collecte
Si vous vous demandez comment organiser vos documents personnels, l'astuce principale consiste à rassembler tout le courrier que vous recevez et les nouveaux papiers dans un « point de collecte ». Un range-documents est une excellente option, mais des boîtes et des tiroirs peuvent aussi vous aider à ranger et à mettre de l'ordre sur votre bureau. C'est un peu comme votre boîte mail : ce sera votre boîte de réception. Ainsi, vous saurez toujours où trouver ce dont vous avez besoin, même s'il s'agit de documents différents.
Si vous optez pour des boîtes, vous pouvez essayer d'en utiliser une pour chaque type de document. Il en va de même pour les classeurs ou les tiroirs. Un point essentiel, surtout si vous conservez des documents pendant longtemps, est que l'endroit où vous décidez de les conserver ne soit pas humide : avec le temps, le papier risque de se détériorer ! Un tiroir ou un classeur est également le meilleur choix en raison de la lumière : conserver des documents à l’air libre, sans protection adéquate, peut entraîner une décoloration de l’encre.
3. Le tri est essentiel
Le désordre est l’ennemi numéro un de toute archive de documents domestique qui se respecte. Non seulement parce qu’à la longue, il peut rendre l’environnement peu pratique et stressant, mais aussi parce que vous risquez de perdre beaucoup de temps à chercher le document dont vous avez besoin. En suivant les principes du désencombrement, vous pouvez immédiatement vous débarrasser du superflu : les prospectus et les publicités doivent finir directement à la poubelle. Vous pouvez organiser vos documents papier à l'aide d'un classeur, d'une boîte de classement, de tiroirs de bureau ou d'un autre emplacement accessible.
De nombreuses personnes préfèrent conserver les documents ménagers dans un classeur à sections variées, compte tenu également de la commodité de le ranger sur une étagère. Mais avant de tout ranger à sa place, il faut décider ce que l'on conserve et ce qui n'est plus nécessaire.
Les documents à recycler, s'ils sont anciens et inutilisables, doivent tout de même être détruits : ne laissez jamais des données potentiellement sensibles lisibles ! Un destructeur de documents peut être la solution la plus rapide pour se débarrasser des documents superflus.
Gardez à portée de main ce qui nécessite une attention immédiate, comme une facture à payer, et conservez le reste. L'archivage est essentiel pour retrouver les documents dont vous pourriez avoir besoin, et dans certains cas, il est même obligatoire par la loi. Il suffit d'une demi-heure par semaine pour trier régulièrement ses documents et éviter d'être submergé par le papier. Avec un peu de pratique, cela deviendra une habitude.
4. Comment organiser vos documents avec ordre
Pour stocker des données importantes, nul besoin d'environnements gigantesques ni de systèmes complexes : il vous suffit d'un simple critère de classification. En bref, vous devez décider comment cataloguer et archiver vos documents. Nous vous conseillons de baser votre décision sur les catégories les plus courantes : finances, factures, maison et santé. Une fois vos documents classés par catégorie, veillez à les classer par ordre chronologique : c'est le moyen le plus simple de les conserver et de les retrouver quand vous en avez besoin.
Une fois votre critère choisi, vous pouvez vous faire plaisir avec des classeurs à anneaux, des enveloppes plastiques et des étiquettes adhésives, qui vous seront utiles pour diviser les feuilles et les retrouver facilement. La première étape semble toujours plus complexe, mais ne désespérez pas : une fois que vous aurez trouvé la méthode qui vous convient, tout deviendra plus facile et l'organisation de vos archives deviendra un jeu d'enfant.
5. Attention à ne pas disperser vos archives.
Un autre aspect à prendre en compte est l'emplacement de vos archives personnelles. Pour la plupart des besoins, une petite bibliothèque suffira amplement. En revanche, lorsque l'espace est particulièrement limité, il est préférable d'opter pour un meuble multifonction. Si vous n'avez pas de bureau, pas d'inquiétude : n'importe quelle pièce fera l'affaire, même un petit placard. La seule précaution à prendre est de ranger tous les papiers sur une seule étagère et de ne pas les éparpiller dans la maison. Assurez-vous que tous les documents sont au même endroit chez vous, afin de les retrouver plus facilement en cas de besoin. Consacrez au moins une heure par mois au tri des conteneurs, afin qu'ils restent organisés et à jour. Ensuite, jetez ce dont vous n'avez plus besoin : comme nous l'avons déjà dit, veillez à détruire les documents contenant des données sensibles ! Une fois le nettoyage terminé, archivez les factures et reçus du mois dernier dans un fichier séparé.
Maintenant que vous savez organiser vos factures et documents, il est temps de trouver un lieu de stockage pour vous et vos archives. Découvrez le portail d'annonces de Casavo : des centaines de biens vous attendent !
